Organiser un événement associatif : le guide complet

1. Définir les objectifs
de l’événement associatif

Organiser un événement associatif, ça demande du temps, de l’énergie et de l’argent. Alors, avant de vous lancer, mieux vaut savoir où vous aller. C’est pourquoi il est essentiel de définir précisément les objectifs de ce grand rendez-vous.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreuses bonnes raisons de vouloir rassembler votre communauté, par exemple :

• célébrer une réussite ou une réalisation marquante ;
• lancer une campagne de dons ;
• attirer et recruter des bénévoles ;
• présenter un nouveau projet innovant ;
• faire connaître votre association auprès du grand public.

Vous avez plusieurs objectifs en tête ? Dans ce cas, hiérarchisez-les par ordre d’importance : ciblez l’objectif majeur et intégrez les autres en complément. Ce travail vous aidera à organiser le déroulé de l’événement, et à construire un message clair au moment de convier les futurs participants.

Bon à savoir : N’hésitez pas à vous fixer un objectif chiffré. Combien de personnes souhaitez-vous attirer ? 50, 100, 200 ? Cette projection vous donnera un cap clair, vous permettra d’ajuster votre communication et vous aidera à évaluer objectivement le succès de votre événement.

2. Fixer le cadre de l’événement

Un loto ne s’organise pas de la même manière qu’un tournoi sportif ou un festival musical en plein air. Chaque événement implique une organisation différente avec trois principaux critères à prendre en compte : la date, l’heure et le lieu.

Choisir la date et l’heure

Un événement réussi, ça s’anticipe. Planifiez votre manifestation au moins 3 semaines à l’avance afin de laisser le temps aux participants de noter le rendez-vous et de s’organiser. Sans surprise, un événement organisé la veille pour le lendemain n’a quasiment aucune chance d’attirer les foules.

Pour trouver le créneau idéal, n’hésitez pas à utiliser des outils de planification collaboratifs comme Kis. En quelques clics, vous identifierez facilement les disponibilités communes des membres de l’association et ciblerez les créneaux susceptibles de rassembler le plus de participants.

Choisir le lieu

Le choix du lieu découle naturellement de vos objectifs, de l’ampleur de l’événement, du nombre de participants attendus et du créneau choisi. Plusieurs solutions s’offrent à vous.

Dans un lieu privé

Vous pouvez décider d’organiser votre événement dans un lieu privé, comme une salle des fêtes, un théâtre ou un café. Dans ce cas, il vous suffit de prendre contact en amont avec le responsable des lieux et de vous organiser en fonction de tous les détails pratiques.

Dans un lieu public

Autre possibilité : organiser l’événement associatif dans un lieu public. Cette solution implique toutefois quelques démarches administratives mais, rassurez-vous, rien d’insurmontable. Vous devez simplement déposer une déclaration préalable auprès de :

• la mairie concernée ou dans chaque mairie si l’événement se tient sur plusieurs communes ;
• la préfecture pour les événements organisés dans les chefs-lieux ;
• la préfecture de Police pour Paris.

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Votre dossier de déclaration doit comprendre :

• les informations sur votre association ;
• les coordonnées des organisateurs ;
• l’objet et le descriptif de l’événement ;
• le lieu, la date et l’heure ;
• le nombre de participants attendus ;
• toutes informations complémentaires concernant la sécurité.

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Il est conseillé de déposer votre dossier au moins 3 jours avant la date prévue. Attention, pour un événement à Paris, comptez au moins 2 mois à l’avance.

Dans vos locaux

La solution la plus simple reste d’organiser ça chez vous, au sein de vos locaux associatifs. Après tout, pourquoi chercher ailleurs si vous êtes en mesure d’accueillir tout le monde ? D’autant que ça reste une occasion pour vos invités de découvrir votre QG et l’environnement de votre association.

3. Déterminer les rôles
de chaque membre

La clé d’un événement réussi ? Un travail d’équipe parfaitement coordonné. Mobilisez tous vos membres actifs et bénévoles et répartissez les rôles en fonction des envies et des compétences de chacun.

Cette approche collaborative vous offre deux principaux avantages :

• vous allégez la charge de travail ;
• vous renforcez la cohésion et l’implication de votre équipe.

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Pour parfaitement coordonner toutes vos actions et organiser tout ce petit monde, créez un rétroplanning détaillé avec toutes les tâches à accomplir :

• logistique ;
• communication ;
• programme ;
• recherche de partenaires ;
• gestion du contenu, etc.

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Pour chaque tâche, désignez un responsable et fixez une échéance claire et réaliste.

Astuce : Grâce à un logiciel pour association comme Kis, vous pouvez suivre l’avancement de vos projets en temps réel et coordonner simplement vos équipes grâce à des calendriers interactifs.

> À lire aussi : Gestion des bénévoles d’association : comment les impliquer et les fidéliser ?

4. Créer un lien d’inscription
pour l’événement

L’une des grandes interrogations lors de la création d’un événement reste le nombre de personnes attendues. Pour vous simplifier la vie et éviter quelques maux de tête, mettez en place un système d’inscriptions en ligne. Cette solution présente plusieurs avantages :

• Suivi du nombre d’inscrits en temps réel ;
• Pas de boîte mail saturée par les confirmations donc moins de risques d'erreur ou d’oubli dans le traitement des réponses ;
• Meilleure anticipation logistique : nombre de chaises, quantité de nourriture, etc.

À noter : pensez à soigner votre page d’inscription. Elle doit donner envie de participer à l’événement et fournir toutes les informations essentielles pour que les internautes sachent à quoi s’attendre.

5. Envoyer des invitations
à votre communauté

Soyons honnêtes : tous les invités ne sont pas égaux. Certaines personnes méritent une attention particulière :

• financeurs ;
• partenaires ;
• mécènes ;
• personnalités influentes du territoire ou du secteur d’activité.

Pour convier ces participants à votre événement, évitez les mails génériques groupés. À l’inverse, privilégiez des messages personnalisés afin de leur montrer que leur présence compte pour votre association. Vous pouvez même envisager de leur téléphoner pour prendre des nouvelles et renforcer le lien.

Pourquoi accorder une importance telle à des invités ? Car ces personnes peuvent devenir de très efficaces relais de communication. Également, encouragez-les à partager l’événement dans leurs réseaux afin de mettre votre manifestation en lumière.

6. Communiquer sur l’événement

Une bonne communication, c’est un élément crucial pour réussir votre grand rendez-vous. Vous pouvez bien organiser l’événement du siècle, si personne n’est au courant, ça n’a pas grand intérêt.

Utiliser les réseaux sociaux

Aujourd’hui, communiquer sur les réseaux sociaux se montre inévitable. Mais vous devez cibler la bonne plateforme pour toucher votre public cible :

• Facebook pour un public large et familial ;
• LinkedIn : pour attirer les professionnels et partenaires ;
• Instagram : pour un public jaune attiré par des visuels impactants ;
• X (ex-Twitter) : pour gagner en visibilité auprès d’influenceurs de votre secteur.

Bonnes pratiques de communication

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour gagner en efficacité et attirer davantage de monde :

• Communiquez régulièrement mais sans abuser de spam pour autant ;
• Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre message ;
• Dévoilez le programme au fur et à mesure afin de créer de l’attente chez les participants ;
• Montrez les coulisses de la préparation de l’événement, cela apporte de l’authenticité et stimule l’engagement du public ;
• Indiquez le nombre de places restantes à l’approche du Jour J pour créer un sentiment d’urgence.

Communication physique

À l’heure du digital, il ne faut pas pour autant dénigrer les supports de communication traditionnels. Une belle affiche ou des flyers aux couleurs de votre association peuvent faire toute la différence, plus particulièrement s’il s’agit d’un événement local.

> À lire aussi : 7 bonnes pratiques de communication interne en association

7. Finaliser les derniers détails

Le grand jour approche ? À J-3, c’est le moment de procéder à une dernière checklist. Pensez à vérifier :

• les courses à faire ;
• les supports de présentation ;
• les goodies et le matériel de merchandising ;
• la signalétique et le fléchage jusqu’au site et sur place ;
• la déclaration SACEM si vous diffusez de la musique durant l’événement ;
• les diverses autorisations démontrant que tout est en règle.

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Bon à savoir : Pensez à envoyer un mail de rappel à tous les participants 1 à 2 jours avant l’événement. C’est l’occasion de rappeler les informations pratiques et les détails importants. Un simple message qui contribue à réduire significativement le nombre d’absents.

8. Rester disponible pendant l’événement

Cela peut paraître évident, ce n’est pas forcément facile mais c’est pourtant fondamental : en tant que dirigeant de l’association, le Jour J, montrez-vous présent et disponible.

Si vous passez la journée à courir de partout (même si c’est parfois nécessaire) avec un air stressé, vos équipes et les participants vont le ressentir, et cela impactera directement l’ambiance de l’événement.

À l’inverse, accueillez vos invités chaleureusement, créez une atmosphère détendue et bienveillante, en accord avec les objectifs visés. Des petits gestes qui permettront de construire une image de marque positive et durable.

Si vous avez bien suivi l’étape 3 et correctement réparti les rôles au sein de votre équipe, tout devrait rouler. Alors respirez, souriez, détendez-vous et profitez de l’événement.

9. Remercier les participants
après l’événement

L’événement est terminé ? De votre côté, c’est le moment de consolider tous les bénéfices du succès de ce rendez-vous parfaitement organisé.

Prenez le temps d’envoyer un message de remerciements à tous les participants, de partager votre ressenti sur l’événement et d’annoncer les prochaines grandes dates de votre association. Également, n’hésitez pas à recueillir les impressions des personnes présentes via un sondage rapide.

Enfin, pour prolonger la vie de l’événement et renforcer le sentiment d’appartenance, n’oubliez pas de partager des photos et vidéos de l’événement sur vos réseaux sociaux.

> À lire aussi : Comment augmenter le nombre d'adhésions de son association ?

10. Faire le bilan de l’événement

Quelques jours après votre événement associatif, analysez l’organisation et le déroulement de la manifestation d’un point de vue personnel mais également collectif avec vos équipes. Il est intéressant de recueillir tous les ressentis, d’autant qu’ils peuvent être différents d’une personne à l’autre.

Vous pouvez dresser un bilan à deux niveaux.

Quantitatif :

• Nombre de participants VS nombre d’inscrits ;
• Coût total de l’événement VS budget prévu ;
• Temps de préparation nécessaire ;

Fonds récoltés, s’il s’agissait de l’un de vos objectifs.

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Qualitatif :

• Satisfaction des participants grâce aux retours du sondage ;
• Satisfaction des organisateurs ;
• Difficultés rencontrées ;
• Nouvelles opportunités créées.

Une fois le bilan dressé, vous pouvez trier vos observations en trois catégories très simples :

• À garder : ce qui a fonctionné ;
• À améliorer : ce qui peut être optimisé ;
• À supprimer : ce qui n’a pas marché.

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Cette méthode, très facile mais efficace, vous permettra d’améliorer progressivement vos événements associatifs et de gagner en efficacité à chaque édition.

Quel format choisir
pour votre événement associatif ?

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement associatif, une question fondamentale demeure : comment allez-vous accueillir les participants ? Événement en présentiel, en distanciel ou hybride, chaque format répond à des objectifs et des contraintes. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour faire le bon choix.

L’événement associatif en présentiel

Comme son nom l’indique, un événement associatif en présentiel consiste à rassembler l’ensemble des participants dans un même lieu physique pour partager une expérience collective.

Ce format événementiel couvre un large spectre de manifestations, par exemple :

• concert ;
• tournoi sportif ;
• exposition ;
• représentation théâtrale ou projection de film ;
• kermesse ;
• loto ;
• conférence ;
• repas dansant, etc.

D’une manière globale, l’événement en présentiel offre de nombreux avantages :

• favoriser des échanges directs entre les participants ;
• encourager les rencontres informelles entre membres, bénévoles et partenaires ;
• renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté ;
• créer une ambiance conviviale et engageante ;
• valoriser vos locaux, un lieu emblématique ou vos partenaires.

L’événement associatif en distanciel

Un événement associatif en distanciel permet de rassembler vos participants sans qu’ils aient besoin de se déplacer, grâce à des outils de visioconférence et des supports numériques interactifs.

Plusieurs types d’événements se prêtent à ce format :

• webinaire ;
• formation en ligne ;
• conférence ;
• challenge sportif connecté ;
• diffusion d’un cours en direct, etc.

Contrairement aux idées reçues, un événement en ligne ne se limite pas à une simple réunion virtuelle. Bien préparé, il représente une excellente occasion de toucher un large public et de proposer de nouveaux formats interactifs.

Les avantages de l’événement en distanciel sont, eux aussi, nombreux, notamment :

• permettre la participation de personnes éloignées ou à mobilité réduite ;
• supprimer les contraintes liées à la capacité d’accueil d’un lieu ;
• limiter les coûts logistiques ;
• réduire l’impact environnemental des déplacements ;
• favoriser les interactions grâce aux chats, sondages et quiz en ligne.

Pour les associations loi 1901 qui souhaitent développer leur visibilité ou toucher de nouveaux publics, l’événement associatif en distanciel représente une alternative intéressante.

L’événement associatif hybride

L’événement hybride est un format qui combine le meilleur du présentiel et du distanciel. Concrètement, une partie des participants se retrouve physiquement dans un lieu, tandis qu’une autre assiste à distance via une diffusion en ligne.

Plusieurs types de manifestations peuvent se prêter à ce format particulier :

• concert avec un public en salle et une retransmission en direct sur Internet ;
• conférence où les internautes posent des questions au même titre que le public présent ;
• challenge sportif impliquant des équipes sur place et des participants connectés depuis chez eux.

Le format hybride se montre pertinent pour les associations culturelles, humanitaires, sportives ou environnementales qui souhaitent maximiser leur portée sans sacrifier la qualité de l’expérience. Plus généralement, ce type d’événement offre des atouts non négligeables :

• toucher un public plus large ;
• s’adapter aux contraintes budgétaires ou logistiques ;
• répondre aux habitudes variées des membres de l’association ;
• booster la visibilité de l’événement.

> À lire aussi : Comment organiser un événement associatif en présentiel, en distanciel ou hybride ?

Comment adapter l’organisation
selon le format choisi ?

Si chaque format d’événement associatif présente ses avantages, il implique aussi une organisation spécifique et des points de vigilance à connaître. Voici les éléments essentiels à anticiper pour éviter de mauvaises surprises.

Les points de vigilance pour un événement
en présentiel

Le lieu reste le premier pilier d’une bonne organisation. Avant toute réservation, pensez à vérifier :

• la disponibilité aux dates souhaitées ;
• la capacité d’accueil en fonction du nombre de participants ;
• les équipements mis à disposition ;
• l’accessibilité du site pour tous les publics.

Les prestataires doivent également être identifiés et contactés le plus tôt possible. Selon la nature de votre événement, vous pouvez avoir besoin d’un traiteur, d’un service de sécurité, d’une régie son ou d’animateurs. Bref, des profils souvent très demandés donc n’attendez pas le dernier moment.

Autre point de vigilance : les autorisations. Elles varient selon le contexte. Par exemple, si votre événement se tient dans un lieu public, une déclaration préalable auprès de la mairie ou de la préfecture est obligatoire. D’autres démarches peuvent également s’imposer en cas de :

• buvette proposant des boissons alcoolisées ;
• diffusion de musique (déclaration SACEM) ;
• organisation de loterie ou de tombola.

Enfin, la sécurité des participants reste un aspect non négociable. Assurez-vous de respecter les normes en vigueur :

• contrôle des accès ;
• respect des limites de capacité ;
• souscription d’une assurance adaptée ;
• identification claire des issues de secours.

Les spécificités d'un événement en distanciel

En distanciel, le choix des outils de visioconférence reste une décision stratégique cruciale. Des solutions comme Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams offrent chacune des fonctionnalités différentes. Prenez le temps de comparer les options, de vérifier les limites du nombre de participants dans la version gratuite et de vous assurer que l’outil couvre tous vos besoins.

Les tests techniques se montrent également absolument indispensables. Organisez plusieurs sessions de tests en amont avec vos intervenants pour maîtriser parfaitement l’outil, anticiper d’éventuels problèmes de connexion ou de compatibilité et vous éviter des frayeurs le jour J. Profitez-en pour briefer vos intervenants sur les bonnes pratiques :

• positionnement de la caméra
• vérification de la connexion Internet ;
• préparation des liens à partager, etc.

L’animation et la modération sont les garants d’un événement en ligne dynamique et engageant. Il est recommandé de désigner deux personnes aux rôles bien distincts : l’une assure l’animation pour maintenir l’attention des participants tandis que l’autre gère la salle virtuelle, le chat et les éventuels perturbateurs.

Enfin, la communication des accès doit s’anticiper et se montrer claire. Transmettez à tous les participants :

• le logiciel utilisé ;
• les horaires ;
• le lien de connexion ;
• les codes d’accès.

Prévoyez des rappels la veille et le jour J, et mettez en place un canal de communication parallèle (Whatsapp, Slack, Discord) pour gérer les imprévus en temps réel entre organisateurs et intervenants.

Les défis d'un événement hybride

La double organisation reste évidemment le principal défi de ce format puisque vous devez préparer un événement en présentiel, avec tous ses impératifs logistiques, et en distanciel, avec ses contraintes techniques. Cela implique donc une planification rigoureuse et une répartition claire des responsabilités au sein de votre équipe.

En parallèle, la gestion simultanée de deux publics requiert une attention constante. Les participants physiques et connectés ont des besoins différents et doivent bénéficier d’une attention équivalente tout au long de l’événement. Aucun des deux groupes ne doit se sentir laissé pour compte.

Garantir une expérience homogène entre les deux publics reste l’enjeu ultime de l'événement hybride. Qualité de la retransmission, intégration des questions posées en ligne, lisibilité des supports projetés : autant d’éléments qui doivent être soignés pour offrir une expérience engageante et cohérente, quel que soit le mode de participation.

Comment Kis vous accompagne
dans l’organisation de votre événement associatif ?

Chez Kis, nous savons que l’organisation d’un événement associatif, ça demande de jongler entre de nombreuses tâches simultanées. Heureusement, notre plateforme collaborative et personnalisée a été pensée pour simplifier votre quotidien.

Notre logiciel pour associations, fédérations et fondations vous offre de nombreuses fonctionnalités qui vont fluidifier chaque étape de votre organisation :

• Planification visuelle : une vue d’ensemble de vos projets avec méthode Kanban et calendrier interactif pour ne rien oublier ;
• Suivi en temps réel : des tableaux de bord personnalisés, des représentations graphiques de l’avancement de vos projets et la création des notifications automatiques pour garder le contrôle, sans stress ;
• Coordination d’équipes : des espaces partagés et sécurisés, avec gestion fine des droits d’accès en fonction des rôles et des responsabilités ;
• Interconnectivité avec tous vos outils existants pour automatiser vos flux et gagner un temps précieux.

Avec Kis, c’est moins de temps perdu et plus de sérénité : vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel et organiser des moments mémorables pour toute votre communauté.

> À lire aussi : Logiciel pour association : 6 exemples concrets d’utilisation