Gérez vos dossiers de candidature simplement avec Kis

Les enjeux de la gestion de candidatures

Votre entreprise ou votre association est amenée à gérer des candidatures pour des financements, des appels à projets, des labellisations ou encore des accompagnements professionnels ?

Pour de nombreuses organisations, le suivi et le traitement de ces dossiers représentent un enjeu majeur en raison de différentes problématiques :

• Informations et justificatifs éparpillés entre les mails et les dossiers ;
• Tableurs surchargés de données ;
• Risques d’erreurs de saisie et de perte de documents ;
• Manque de visibilité pour les structures candidates ;
• Charge de travail administratif élevée pour les chargés d’étude ;
• Échanges longs et collaboration difficile entre les parties prenantes.

Pour répondre à tous ces enjeux, les organisations doivent s’équiper d’une solution unique, centralisée et fluide. Ça tombe bien, c’est précisément ce que propose Kis. Comment ? C’est très simple, on vous montre ça juste en dessous.

La solution Kis pour la gestion
des candidatures

Vous vous demandez comment gérer et suivre vos dossiers de candidature simplement, sans perdre de temps ? Avec Kis, vous pouvez créer des micro-applications entièrement personnalisées et adaptées à tous vos besoins.

Pour vous prouver tout ça, prenons l’exemple d’une organisation qui doit gérer et traiter des candidatures de structures qui souhaitent, au choix :

• Faire une demande de financement ;
• Bénéficier de l’accompagnement de l’organisation pour se structurer ;
• Développer leur réseau professionnel.

Pour simplifier le processus et centraliser les données, sur Kis, vous pouvez créer trois micro-applications interconnectées qui vont permettre à toutes les parties prenantes de collaborer efficacement :

• Gestion des candidatures ;
• Portail Candidat ;
• Portail Chargé d’étude.

Pour finir de vous convaincre, regardons comment fonctionnent ces trois applications et comment elles communiquent entre elles.

1. Application “Gestion de candidatures”

Première micro-application utile : “Gestion des candidatures”. Elle se divise en cinq pages principales vous permettant de créer et suivre toutes les candidatures.

• Créer une nouvelle candidature à traiter ;
• Organiser les dossiers de chaque structure candidate selon son avancement grâce à un Kanban ;
• Voir l’historique des candidatures traitées et accéder à la fiche de chaque dossier.

Tableau de bord

La page Tableau de bord vous permet de bénéficier d’une vision rapide et claire sur tous les dossiers en cours, ainsi que des indicateurs clés sur le nombre de candidatures à traiter et reçues sur l’année.

Grâce à un système de Kanban, vous modifiez l’avancement de chaque demande très simplement en un seul clic :

• À traiter ;
• Demande traitée ;
• Étude du projet ;
• Phase finale.

Candidatures

Sur cette page, vous pouvez consulter les dossiers de chaque candidat, classés en fonction de leur statut, à savoir :

• Reçues / À traiter ;
• Archivées / Refusées ;
• Validées.

Au-delà de bénéficier d'un espace clair et parfaitement organisé, vous avez accès à la fiche de la candidature grâce à un bouton d’action. Différents menus s’offrent à vous pour le traitement de chaque dossier :

• Infos clés : vous retrouvez toutes les informations et éléments utiles concernant la structure candidate ;
• Projets et associés : vous pouvez modifier la candidature en cas d’erreur de saisie ou d’informations mises à jour ;
• Envoyez un email : communiquez simplement avec les personnes impliquées dans le projet grâce à des templates de mails préalablement créés (voir ci-dessous). Vous pouvez également sélectionner un ou des chargés d’étude ;
• Gestion : modifiez le statut du projet en un clic, retrouvez tous les contacts disponibles pour la gestion du dossier et créez un compte Kis au candidat.

Ajouter une candidature

Comment créer une nouvelle candidature sur Kis ? C’est très facile : grâce à un formulaire, renseignez toutes les informations essentielles à la constitution et au futur suivi du dossier.

Mails Template

Vous êtes amené à communiquer fréquemment avec les structures candidates pour les tenir informées de l’avancée de leur dossier, de sa validation ou de son refus.

Pour gagner du temps, créez des modèles de mails afin de répondre rapidement à chaque candidat selon des cas de figure établis :

• Donnez un nom à votre template ;
• Rédigez le contenu du futur mail ;
• Ajoutez le modèle à la liste des templates et modifiez-les, si besoin.

Chargés d’étude

Qui sera responsable du traitement de chaque candidature ? Sur cette page, vous pouvez :

• renseigner les informations clés concernant un nouveau chargé d'étude ;
• l'ajouter à la liste des chargés d'étude disponibles pour gérer un projet ;
• modifier leurs profils, si besoin.

Tous les chargés d’étude pourront ensuite être sélectionnés directement sur la fiche de candidature afin de leur attribuer un dossier à suivre.

2. Application "Portail Candidat"

Vous avez déposé une candidature pour un financement, un appel à projet ou un accompagnement ? Sur Kis, les structures candidates possèdent leur propre micro-application personnalisée pour pouvoir suivre leur dossier de près et fournir tous les documents nécessaires à leur réussite. Une application très simple d’utilisation et composée de trois pages que l’on vous détaille juste en dessous.

Tableau de bord

La page d’accueil de l'application. C’est ici que vous retrouvez les informations clés sur votre dossier et, surtout, ce qui vous intéresse : le statut de votre dossier mis à jour en temps réel. Vous voyez en un clin d’œil si votre candidature n’a pas encore été traitée ou si elle est en train d’être étudiée

Documents du projet

Déposer une candidature demande davantage d’éléments qu’un simple remplissage de formulaire. Cela implique également de fournir certaines pièces justificatives nécessaires à l’étude de votre projet.

Depuis votre portail candidat, vous pouvez déposer et/ou modifier les documents liés à votre dossier, par exemple :

• Business plan ;
• Kbis ;
• RIB Pro ;
• Bilan ;
• Ou toute autre pièce justificative.

Tous les éléments fournis permettront aux membres chargés d’étudier votre candidature de mieux comprendre votre activité et votre projet.

Contacts disponibles

Vous avez une question ? Vous souhaitez des précisions sur l’avancement de votre dossier ? Sur cette page, retrouvez les noms, mails, numéros de téléphone ou profil LinkedIn des chargés d’étude. Vous pourrez les contacter facilement et obtenir toutes les réponses que vous souhaitez.

3. Application "Portail Chargé d’étude"

Troisième micro-application permettant de gérer les candidatures : le portail dédié aux chargés d’étude. C’est sur cet espace personnalisé composé de deux pages qu’ils ont accès à tous les éléments nécessaires pour juger chaque projet avec précision.

Tableau de bord

Sur cette page d’accueil, les chargés d’étude vont pouvoir :

• consulter les candidatures ;
• suivre leur avancement ;
• accéder aux documents transmis par les candidats.

Sur ce portail, ils visualisent tous les projets qui leur ont été attribués. Pour y accéder, il leur suffit de cliquer sur un bouton d’action qui renvoie vers la fiche candidature complétée grâce aux deux autres micro-applications. En un clic, ils accèdent à tous les éléments clés :

• Détails du projet ;
• Coordonnées du porteur de projet ;
• Pièces justificatives à consulter ou télécharger.

Et puisqu’une bonne communication reste essentielle, le chargé d’étude peut également ajouter une note qui sera directement transmise au gestionnaire. Simple et efficace.

Infos personnelles

Nom, mail, téléphone, profil LinkedIn, photo de profil… En tant que chargé d’étude, sur cette page, vous retrouvez toutes vos informations personnelles et pouvez les modifier, si besoin. Rappelez-vous que tous les éléments que vous fournirez permettront aux porteurs de projet de pouvoir vous contacter et échanger avec vous.

Les bénéfices de Kis pour votre organisation

Créer des micro-applications personnalisées sur Kis, ce n’est pas simplement digitaliser votre gestion des candidatures. C’est surtout transformer votre manière de travailler au quotidien.

Concrètement, une plateforme collaborative comme Kis vous offre de nombreux avantages :

• Centralisation des données : Fini les pièces jointes égarées dans des boucles de mails. Sur Kis, toutes les données sont centralisées dans un environnement unique et sécurisé, en conformité totale avec le RGPD. Et grâce à un système de tags, chaque utilisateur accède uniquement aux informations qui le concernent vraiment ;
• Un gain de temps considérable : L’automatisation des tâches répétitives, comme l’envoi des mails par exemple, permet à vos équipes de passer moins de temps sur l’aspect administratif et de se concentrer sur ce qui compte vraiment : l’analyse des candidatures et la prise de décision ;
• Une collaboration fluide : Candidats, gestionnaires et chargés d’étude disposent chacun de leur propre espace, pensé pour leur rôle et leurs besoins. Surtout, les informations circulent automatiquement d’une app à l’autre et sont constamment à jour. Résultat : pas de double saisie, pas de risque d’erreur et pas de perte de temps ;
• Une visibilité en temps réel : L’interconnexion des trois applications vous garantit que n’importe quelle action effectuée sur un portail (le téléchargement d’une pièce jointe, par exemple) est instantanément visible par les autres utilisateurs concernés. Le candidat suit l’avancement de sa demande en temps réel, sans avoir à relancer qui que ce soit. Le chargé d’étude accède aux documents déposés dès leur mise en ligne. Le gestionnaire pilote l’ensemble du processus en un coup d'œil.

En résumé, avec Kis, vous ne choisissez pas un simple outil de gestion des candidatures. Vous bénéficiez d’une plateforme collaborative, flexible et évolutive, pensée pour s’adapter à votre organisation.