ERP pour association : comment ça marche ?

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP - pour Enterprise Resource Planning ou Progiciel de gestion intégrée (PGI) en français - désigne un logiciel de gestion qui regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin au sein d’une seule et même plateforme.

Plus concrètement, il s’agit d’une sorte de couteau suisse numérique pour votre association loi 1901. Imaginez posséder différents logiciels séparés pour la comptabilité, la gestion des membres, l’organisation d’événements, les campagnes emailing… Un ERP vous permet d’intégrer toutes ces activités dans un même logiciel, accessible à tous les utilisateurs, selon leurs rôles et responsabilités.

L’objectif de ce progiciel ?

• Connecter vos données entre elles ;
• Éviter les pertes d’informations et doublons ;
• Améliorer l’efficacité de votre organisation ;
• Faciliter la coordination des équipes ;
• Vous faire gagner du temps au quotidien.

Quels sont les avantages
d’un ERP pour une association ?

Utiliser un ERP peut apporter de nombreux bénéfices concrets pour votre association. Petit tour d’horizon de ses différents avantages.

Centraliser les données de l’association

Entre les informations personnelles de vos membres, vos fichiers comptables et vos documents administratifs, votre organisation est amenée à gérer une quantité importante de données sensibles.

En utilisant des outils séparés, impossible de relier automatiquement toutes ces données entre elles. Avec un EPR, toutes les données de différentes natures sont centralisées dans un seul espace sécurisé, et communiquent naturellement entre elles de façon automatisée.

Gagner du temps dans la gestion quotidienne

Multiplier les outils, c’est aussi multiplier les étapes et les risques d’oublis, d’erreurs, de saisie voire de perte de données. Vous vous retrouvez obligé de jongler entre plusieurs logiciels pour extraire, trier, importer et communiquer toutes vos informations.

À l’inverse, avec ERP, vous retrouvez tout ce que vous cherchez facilement, en quelques clics. Vos bases de données sont mises à jour en temps réel, vous ciblez rapidement les informations dans les fiches de chaque membre, vous transmettez vos communications aux utilisateurs concernés. Une approche tout-en-un qui s’applique à l’ensemble de vos services et de vos activités.

Améliorer la sécurité de vos données

Pouvoir centraliser ses données sur une seule plateforme, c’est réduire sensiblement les risques de pertes d’informations. Terminé, les données qui stockées sur différents outils et les multiples mots de passe à devoir récupérer en permanence. Une plateforme, un mot de passe, moins d’erreurs.

Autre avantage loin d’être anodin : la gestion des accès à l’ERP. Vous pouvez créer des comptes pour chaque administrateur et utilisateur, et définir précisément leurs autorisations. Par exemple, votre secrétaire aura accès aux données des adhérents mais pas nécessairement aux documents comptables. Une gestion des droits qui renforce la sécurité de vos données sensibles.

Maîtriser les coûts de gestion

Additionner plusieurs petits abonnements peut vite représenter un budget conséquent pour une association. Surtout, si votre organisation grandit, ces tarifs sont amenés à augmenter proportionnellement.

Avec un ERP, vous maîtrisez mieux vos dépenses en regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires au sein d’un seul et même abonnement, généralement plus avantageux.

Simplifier la formation des équipes

Former vos nouveaux membres sur quatre ou cinq outils différents peut rapidement devenir un casse-tête, surtout si vos équipes changent régulièrement. Avec un ERP, l’apprentissage se montre nettement plus rapide.

Ces logiciels sont généralement conçus avec une interface intuitive. De quoi faciliter la prise en main et l’utilisation globale, et éviter de voir vos membres se décourager en tentant de maîtriser une multitude d’outils. Également, les passations s’en trouvent facilitées, et les nouveaux arrivants sont opérationnels plus rapidement.

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Comment choisir un logiciel ERP
pour son association ?

Face aux nombreuses offres disponibles, choisir le bon logiciel ERP peut sembler difficile. Voici quelques questions clés à vous poser pour vous tourner vers la solution la plus adaptée.

• Les fonctionnalités répondent-elles à tous vos besoins ? Listez précisément tous vos besoins actuels mais également futurs : votre ERP doit pouvoir accompagner la croissance de votre structure sans nécessiter de changements tous les deux ans ;
• L’entreprise éditrice est-elle fiable ? Vérifiez l’ancienneté de la solution, consultez les avis clients et renseignez-vous sur la réactivité du SAV ;
• Votre association possède-t-elle les ressources suffisantes ? Soyez vigilants aux tarifications qui augmentent le nombre de contacts, d’utilisateurs ou de paiements. Privilégiez plutôt une solution au fonctionnement transparent ;
• L’ERP est-il simple à utiliser ? Un outil trop complexe risque d’être sous-exploité. Profitez des périodes d’essai et des démonstrations pour tester l’ergonomie du logiciel et poser toutes vos questions ;
• Les données sont-elles protégées ? Vérifiez que l’hébergement est bien sécurisé, idéalement en France, et conforme au RGPD. La protection des données de vos membres n’est pas une option.

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Est-ce que Kis peut faire office d'ERP ?

Absolument. Kis a été pensé pour répondre aux besoins spécifiques des associations, fédérations, fondations mais également des entreprises.

Kis, c’est bien plus qu’un simple ERP traditionnel : c’est une plateforme collaborative, entièrement personnalisée, qui vous permet de concevoir des espaces de travail partagés, interconnectés et adaptés à votre réalité associative.

Voici quelques bons arguments pour vous prouver que Kis peut remplacer, voire surpasser, un ERP classique.

Une solution flexible

Contrairement aux ERP traditionnels souvent rigides, Kis vous permet de concevoir des micro-applications entièrement personnalisées, sans nécessiter de compétences techniques. Vous créez exactement les environnements dont votre organisation a besoin. Une flexibilité essentielle car chaque structure possède ses particularités propres.

Centralisation des données

Avec Kis, toutes vos données sont centralisées sur une même plateforme :

• Gestion des membres ;
• Gestion des subventions ;
• Suivi des projets et événements ;
• Automatisation des processus, etc.

Vos données circulent naturellement entre les différentes applications, et sont mises à jour en temps réel.

Interconnectivité avec vos outils existants

Vous utilisez déjà des outils que vous appréciez ? Pas de problème : grâce à ses API ouvertes et ses intégrations natives, Kis se connecte à toutes vos solutions actuelles : CRM, Drive, outil de mailing, plateforme de paiement, etc.

En clair, vous conservez ce qui fonctionne et vous complétez avec les fonctionnalités manquantes.

Automatisation pour une meilleure efficacité

Comme un bon ERP, Kis automatise vos tâches répétitives pour vous faire gagner un temps précieux :

• formulaires d’adhésion ;
• envoi de mails ;
• relances pour les cotisations ;
• inscriptions aux événements ;
• alertes importantes.

Sécurité et conformité RGPD

Chez Kis, la sécurité de vos données associatives reste une priorité. L’hébergement est assuré sur des serveurs sécurisés en France, avec un cryptage avancé et une conformité totale au RGPD.

Vous gérez les accès et permissions de chaque utilisateur en fonction de son rôle et de ses responsabilités. Soyez tranquille : vos informations confidentielles sont entre de bonnes mains.

Utilisateurs illimités

Contrairement à de nombreux ERP qui facturent à l’utilisateur, sur Kis, vous pouvez inviter autant de membres que vous le souhaitez, sans coût supplémentaire. Et même si votre structure se développe et passe de 50 à 500 adhérents, le nombre d’utilisateurs reste illimité.

Kis vous accompagne dans votre évolution, quelle que soit votre taille. Une approche particulièrement adaptée aux organisations qui ont besoin d’impliquer de nombreuses personnes, sans crainte d’exploser leur budget.

Parce que votre association mérite un outil qui s’adapte à elle, et pas l’inverse.

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