Collectivités : simplifiez le suivi des subventions associatives avec Kis

Suivi des subventions :
quels enjeux pour une collectivité ?

Pour une mairie, la gestion des subventions associatives est loin d’être une simple formalité. Entre le nombre croissant de structures à accompagner et la diversité des dossiers à instruire, les services municipaux font face à des défis d’organisation concrets au quotidien :

• Dispersion des informations : l’instruction desLogiciel de gestion pour mairies : comment choisir ?ler des documents et informations éparpillés entre différents supports et formats. Sans outil centralisé, le risque de perdre des données ou de traiter des données incomplètes est accentué ;
• Méconnaissance du tissu associatif local : pour attribuer des subventions de manière pertinente et équitable, encore faut-il disposer d’une vision claire et à jour des associations présentes sur la commune, de leurs activités, de leurs besoins et de leurs ressources. Des informations souvent difficiles à consolider sans base de données dédiée ;
• Traçabilité des financements attribués : savoir quelle association a déjà bénéficié d’un soutien financier, à quelle hauteur et à quelle période permet d’éviter des erreurs et inégalités de traitement. Sans historique fiable, chaque nouveau cycle de demandes repart de zéro ;
• Charge administrative répétitive : les agents municipaux se retrouvent régulièrement à solliciter les mêmes pièces justificatives auprès des associations d’une année sur l’autre, ou à ressaisir manuellement des informations déjà transmises. Ces tâches chronophages empiètent sur le temps consacré à l’analyse et à la décision ;
• Manque de visibilité sur l’avancement des dossiers : sans tableau de bord, il devient difficile de savoir en temps réel combien de demandes sont en attente, lesquelles sont en cours d'instruction et lesquelles ont été traitées. Ce manque de lisibilité peut générer des retards et nuire à la relation avec les associations.

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La solution Kis pour suivre et gérer facilement les subventions associatives

Pour une mairie, la gestion des subventions demande une organisation rigoureuse. Quelles associations maillent le territoire ? Quelle organisation demande un soutien financier ? Laquelle en a déjà obtenu et à quelle hauteur ? Sans une solution adaptée, le suivi peut vite se montrer compliqué.

Avec Kis, un logiciel pensé pour les collectivités, vous allez pouvoir simplifier la gestion des subventions distribuées aux associations. Comment ? En créant des micro-applications personnalisées et adaptées au fonctionnement réel de votre municipalité.

Pour vous permettre d’y voir plus clair et de constater toute la puissance de Kis, prenons un cas d’usage simple : une mairie qui souhaite cartographier les associations du territoire et suivre précisément la gestion des subventions. Sur Kis, vous pouvez par exemple créer trois applications interconnectées qui vont vous simplifier la vie :

• Associations du territoire ;
• Portail associatif ;
• Subventions.

Regardons plus en détail toutes les fonctionnalités à intégrer à ces micro-applications personnalisées, afin de centraliser toutes les informations et faciliter le suivi.

Application “Associations du territoire”

Avant de distribuer des subventions, déjà faut-il connaître les associations présentes sur votre commune, susceptibles de vous demander un soutien financier.

Sur cette application, vous pouvez intégrer un formulaire personnalisé afin de renseigner toutes les informations nécessaires sur une organisation et l’ajouter à votre base de données centralisée. Libre à vous de choisir les données que vous souhaitez collecter. Dans notre exemple, nous allons faire simple avec :

• le nom de l’association ;
• le contact du référent.

Une fois enregistrée, l’association apparaît au sein d’un tableau, dans une seconde page, où vous retrouvez la liste complète des organisations de votre commune avec les informations clés.

Application “Portail associatif”

Sur Kis, vous pouvez inviter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez, sans frais supplémentaires. Par conséquent, chaque référent d’association peut avoir accès à cette application personnalisée, sur laquelle il retrouve uniquement les informations qui le concernent et, surtout, les subventions disponibles.

Dans un premier temps, l’utilisateur peut mettre à jour la fiche de son association comportant les informations générales et les compléter, par exemple :

• Nom de l’association ;
• Adresse du siège social ;
• Mail du contact ;
• Objet de l’association ;
• Secteur d’activité ;
• Nombre de salariés, d’adhérents et de bénévoles ;
• Nombre d’adhérents mineurs ;
• Association reconnue d’utilité publique ou non.

Vous pouvez également télécharger des images et documents, notamment :

• le logo ;
• les statuts ;
• le RIB de l'association ;
• les derniers comptes de résultats.

Mais, plus important, c’est sur cette application qu’il est possible de réaliser les demandes de subventions. Chaque association peut accéder à un formulaire personnalisé et remplir les champs nécessaires, par exemple :

• Bilan de l'année ;
• Dernières manifestations organisées ;
• Nombre de salariés, de bénévoles à date et d'adhérents ;
• Compte de résultats de l’année N-1, etc.

Une fois soumise, la demande est automatiquement envoyée sur une troisième micro-application (voir ci-dessous) et les utilisateurs peuvent accéder à l’historique des différentes requêtes avec la date de la demande et le statut de l’avancement du dossier.

Application “Subventions”

Comme son nom l’indique, c’est sur cette application que vous allez pouvoir créer des subventions et, principalement, organiser le suivi des demandes reçues.

Là encore, un formulaire personnalisé va vous permettre d’enregistrer une nouvelle subvention disponible, renseigner les champs utiles comme une description et une échéance. La subvention créée sera alors visible dans le portail associatif, et les référents pourront soumettre librement leurs demandes.

Mais Kis vous permet surtout d’y voir plus clair. Vous pouvez organiser, trier et suivre l’avancement de toutes les requêtes de financement. Dès qu’une demande est envoyée depuis le portail associatif, elle apparaît automatiquement sur cette application.

Grâce à une vue Kanban, il vous suffit de faire glisser la carte correspondante à une demande entre différentes colonnes, en fonction du niveau de traitement du dossier :

• Demandes reçues ;
• En cours d'étude ;
• Acceptées ;
• Refusées.

Vous pouvez suivre en un coup d'œil toutes vos demandes de subventions et les traiter, sans risque d’erreur, d’oubli ou de doublons.

Les avantages de Kis
pour le suivi des subventions associatives

Choisir Kis comme logiciel pour collectivités, c’est faire le choix d’une solution flexible, intuitive et parfaitement adaptée à l’ensemble de vos besoins. Vous pouvez créer simplement et rapidement des micro-applications personnalisées, et concevoir un véritable écosystème interconnecté au sein duquel tous les utilisateurs, agents municipaux comme responsables associatifs, peuvent collaborer de manière fluide.

Notre plateforme collaborative offre de nombreux avantages pour faciliter la gestion des subventions :

• Centralisation des données : l’ensemble des données financières et associatives sont stockées au sein d’un environnement unique et sécurisé. Plus de risques de dossiers éparpillés ou d’informations égarées entre différents supports ;
• Gestion fine des droits d’accès : chaque utilisateur accède uniquement aux données qui le concernent réellement, en fonction de son rôle ou de ses responsabilités ;
• Portails personnalisés : chaque profil d’utilisateur dispose de son propre espace de travail sur lequel il retrouve les informations et éléments qui lui sont dédiés, afin d’évoluer en totale autonomie ;
• Nombre d'utilisateurs illimités : 10, 100 ou 1000 personnes, sur Kis, invitez autant de membres que vous le souhaitez, sans engendrer de frais supplémentaires ou cachés ;
• Collaboration fluide : les différentes applications interconnectées permettent une circulation fluide des données. Une association dépose une demande sur son portail ? La mairie la reçoit immédiatement sur son espace ;
• Automatisation : en automatisant toutes les tâches répétitives, vous gagnez un temps précieux au quotidien à consacrer aux missions qui comptent vraiment ;
• Interconnectivité : Kis peut s’interconnecter avec tous vos outils existants (CRM, SIRH, formulaires externes, drives, emailing) afin d’automatiser les flux de données entre les différentes solutions ;
• Vision globale sur l’activité : grâce à des tableaux de bord interactifs et des composants graphiques, vous bénéficiez d’une vision fiable sur tous vos indicateurs clés, mis à jour en temps réel.

Avec Kis, vous n’êtes pas contraint par un logiciel trop rigide. C’est notre solution qui s’adapte à votre fonctionnement, et pas l’inverse.

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