Comment Kis aide Réseau Entreprendre® pour la gestion de ses candidatures ?

Comment se déroule une candidature
chez Réseau Entreprendre ?

Chez Réseau Entreprendre® la gestion d’une candidature ne se limite pas à un simple dépôt de dossier. Il s’agit d’un véritable parcours structuré sur plusieurs mois, jalonné d’étapes clés, pensé pour accompagner les entrepreneurs de leurs premières réflexions jusqu’au développement concret de leur projet.

Le parcours jusqu’au statut de lauréat

Ce parcours débute par un premier contact avec des chefs d’entreprises expérimentés de la région du candidat. Ces échanges de pair à pair permettent d’explorer les premières pistes de réflexion et de poser les fondations du projet, qu’il s’agisse d’une création, d’une reprise ou d’un développement d’activité.

Le candidat présente ensuite son projet devant un comité d’engagement qui statue à l’unanimité sur l’accompagnement à apporter. C’est cette étape qui est décisive : en cas de validation, le candidat obtient le statut de lauréat Réseau Entreprendre® et peut bénéficier de leviers majeurs :

• Un prêt d’honneur, véritable tremplin financier pour concrétiser son projet ;
• Un accompagnement de pair à pair sur 2 ans, par un bénévole du réseau, chef d’entreprise expérimenté, à travers des rendez-vous mensuels dédiés au développement du leadership et à la prise de décision.

Les premières étapes de l’accompagnement

Mais avant d’atteindre le comité d’engagement, le parcours de candidature comporte des premières étapes importantes dans lesquelles sont impliqués plusieurs acteurs :

• Le candidat, bien sûr ;
• Le chargé d’accompagnement au sein de l’association locale de Réseau Entreprendre®, qui chapeaute le parcours ;
• Le chargé de projet, un bénévole qui accompagne et conseille le candidat sur la faisabilité de son projet afin de maximiser ses chances de réussite ;
• Les 5 valideurs qui donnent leurs avis sur le dossier et permettent au candidat d’atteindre l’étape cruciale du comité d’engagement.

Cette première phase de plusieurs mois se divisent en différentes étapes clés :

• Demande traitée ;
• Invitation Information Collective Business Plan reçu ;
• Rendez-vous Découverte ;
• Étude du projet ;
• Parcours de validation ;
• Comité d’engagement.

Autant de moments charnières pour chaque dossier qui nécessitent une organisation rigoureuse et précise. C’est pour permettre de simplifier ce long processus que Kis intervient.

Les problématiques de Réseau Entreprendre

Kis permet de créer des micro-applications personnalisées et adaptées aux besoins de chaque organisation. Dans le cas de Réseau Entreprendre®, notre plateforme collaborative a permis de fluidifier un processus basé sur des fichiers Excel. Une méthode parfois contraignante et comportant des risques d’erreurs de saisie.

Eric Cadresen, DSI de Réseau Entreprendre®, détaille le mode de fonctionnement avant l’arrivée de Kis et les problématiques rencontrées par la structure :

“Avant la mise en place de Kis, on passait par différentes méthodes : une transcription manuelle des mails de candidature dans un fichier Excel puis du fichier Excel vers les outils, de notre workflow. Maintenir un fichier Excel pour trier et faire le suivi, c’était compliqué. On était plus dans une logique de collecte et de saisie de la donnée que dans le suivi de la demande elle-même.”

Autre problématique soulevée par le DSI de Réseau Entreprendre® : le manque d'interconnectivité des outils et l’absence de partage des données qui pouvait paralyser le retarder le traitement de certains dossiers :

“Dans une association, 5 ou 6 salariés peuvent travailler sur une collecte donnée. Mais quand la personne qui gérait le fichier Excel n’était pas là, le fichier n'était pas accessible. Il y avait un manque de visibilité et de partage. Aujourd'hui, Kis permet de répondre à toutes les candidatures même si un collègue est absent.”

Des besoins clairement identifiés qui ont permis à Kis de proposer une solution complète à Réseau Entreprendre® à travers différentes micro-applications dédiées à chaque partie prenante du processus de gestion des candidatures.

La solution Kis : 5 applications
pour gérer les candidatures

Avec Kis, les organisations de toutes tailles peuvent créer simplement des micro-applications personnalisées pour répondre à leurs besoins réels. La solution idéale pour Réseau Entreprendre® en recherche d’un outil leur permettant de gérer et suivre les candidatures dans l’ensemble de leurs associations locales.

Afin de simplifier et fluidifier leur processus interne, Kis a créé 5 micro-applications interconnectées afin de centraliser les données traitées et permettre à toutes les parties prenantes de collaborer efficacement et en temps réel :

• Gestion des candidatures ;
• Porteur de projet ;
• Chargé d’étude ;
• Valideur ;
• Reporting Association.

Comment ces 5 portails peuvent aider les associations de Réseau Entreprendre au quotidien ? On vous détaille tout ça juste en dessous.

Application “Gestion des candidatures”

Cette première micro-application permet de réceptionner et centraliser l’ensemble des candidatures effectuées par les porteurs de projet directement sur le site de Réseau Entreprendre®.

Ce portail se divise en plusieurs pages permettant d’organiser les dossiers réceptionnés et de suivre leur niveau d’avancement à chaque étape du processus.

Tableau de bord

Cette page permet aux membres de Réseau Entreprendre® de bénéficier d’une vision globale de toutes les candidatures en cours, ainsi que sur certains indicateurs clés :

• Nouvelles candidatures ;
• Nombre de candidatures reçues depuis le début de l’année ;
• Candidatures validées.

Grâce à un Kanban, les utilisateurs peuvent également modifier très facilement le statut de chaque dossier, en faisant simplement glisser la fiche d’une candidature entre les colonnes correspondantes aux étapes clés :

• Demande traitée ;
• Invitation Info Co ;
• Business Plan reçu ;
• Rendez-vous Découverte ;
• Étude du projet ;
• Parcours de validation ;
• Comité d’engagement.

Candidatures

Comme son nom l’indique, c’est sur cette page que l’on peut ajouter un nouveau projet et, surtout, retrouver toutes les candidatures reçues par Réseau Entreprendre®, classées en fonction de leur statut :

• Reçues ;
• Archivées ;
• Validées ;
• Toutes les candidatures.

En plus de bénéficier d’un espace parfaitement organisé, les responsables de Réseau Entreprendre® peuvent accéder à la fiche de candidature de leur choix, grâce à un simple bouton d’action. Dessus, ils retrouvent tous les éléments rattachés à chaque dossier, notamment :

• Informations clés sur le projet et le porteur de projet ;
• Noms et contacts des porteurs de projet, des chargés d’étude et des valideurs ;
• Ajout d’un nouveau chargé d’étude ou valideur ; Formulaire permettant de mettre à jour les informations concernant le projet ;
• Envoi de mails au porteur de projet grâce à des modèles préalablement créés (voir ci-dessous) ;
• Modification du statut du projet et ajout de notes ;
• Création d’un compte Kis pour le candidat.

Chargés d’études

Chez Réseau Entreprendre®, les chargés d’études occupent un rôle central : ce sont eux qui accompagnent les candidats tout au long de leur parcours de validation.

Une page dédiée permet ainsi d’ajouter de nouveaux chargés d’études et de renseigner leurs mails et numéros de téléphone. Les membres de l’organisation peuvent visualiser le listing complet des chargés d’études disponibles et accéder simplement à leurs coordonnées.

Valideurs

Autres acteurs clés du processus de gestion des candidatures chez Réseau Entreprendre® : les valideurs. Ce sont eux qui vont donner leur feu vert au porteur de projet afin d’accéder à l’étape finale, face au comité d’engagement.

La page Valideurs fonctionne comme la précédente dédiée aux chargés d’études : les chargés d’accompagnement peuvent ajouter de nouveaux valideurs, renseigner leurs informations clés et consulter les fiches contacts de chaque personne.

Département

Réseau Entreprendre® fonctionne grâce à un grand maillage associatif à travers tout le territoire. Certaines structures régionales sont amenées à gérer un nombre conséquent de candidatures sur plusieurs départements, chacun d’eux étant attribué à un chargé d’accompagnement précis.

Pour une organisation plus simple et plus fluide, cette page permet aux associations régionales de créer les départements qui les concernent. Dans les fiches de candidatures, ils pourront ainsi sélectionner le territoire de leur choix, qui sera automatiquement attribué au chargé d’accompagnement dédié.

Mails Types

La candidature pour devenir lauréat Réseau Entreprendre® est un processus qui prend plusieurs mois. Logiquement, suivant l’avancement des dossiers, les échanges avec les porteurs de projets sont nombreux.

Pour gagner un temps précieux, sur Kis, les chargés d’accompagnement peuvent créer des templates de mails pour chaque type d’accompagnement et pour chaque étape du processus de candidature. Il suffit de renseigner un objet de mail et un contenu spécifique qui pourront être sélectionnés automatiquement au moment de l’envoi du message.

Application “Candidat”

Vous êtes porteur de projet et vous souhaitez bénéficier de l’accompagnement sur mesure de Réseau Entreprendre® ? Après avoir rempli le formulaire en ligne, la suite de votre aventure se passe sur Kis, sur une micro-application dédiée aux candidats. Ce portail se divise en 4 pages principales visant à simplifier votre expérience.

Tableau de bord

La page d’accueil de l’application dédiée. Ici, chaque candidat retrouve les informations essentielles sur son projet avec, surtout, le statut de l'avancement de son dossier mis à jour en temps réel.

Documents du projet

Constituer un dossier solide et complet implique de fournir différents justificatifs. Sur son portail, chaque candidat peut facilement télécharger tous les documents nécessaires pour le traitement de leur demande :

• Pitch Deck ;
• Business Plan ;
• PASS, le dossier de candidature complet ;
• Et tout autres documents utiles.

Toutes ces pièces sont centralisées et stockées sur Kis de manière sécurisée, et accessibles sur les espaces des autres parties prenantes : chargés d’accompagnement et de projets, et valideurs.

Documents personnels

Au-delà des pièces justificatives concernant leur projet, les candidats peuvent également compléter leur dossier en téléchargeant des documents personnels :

• Pièce d’identité ;
• RIB ;
• Avis d’imposition N-1 ;
• Justificatif de domicile.

Ces informations vont également permettre de faciliter l’étude de votre profil par l’équipe. Il est à noter que ces documents demandés peuvent être ajoutés ou mis à jour à tout moment.

Valideurs et Chargé d’étude

Comme expliqué précédemment, la communication reste essentielle pour aller au bout du processus de candidature et bénéficier de l’accompagnement de Réseau Entreprendre®.

Pour faciliter les échanges avec tous les acteurs concernés, les candidats peuvent retrouver facilement les noms, mails et numéros de téléphone des chargés d’études et valideurs de leurs projets.

Application “Chargé d’étude”

Après étude de la faisabilité du dossier, lors du rendez-vous de découverte, le chargé d’accompagnement valide la suite du processus et nomme un chargé d’étude qui va conseiller le candidat et l’aider à atteindre le comité d’engagement.

Pour un suivi précis et fluide des candidatures, il est donc logique que ces bénévoles bénéficient, eux aussi, d’une micro application leur permettant d’analyser les dossiers et préparer les prochaines étapes du parcours.

Sur cet espace, les chargés d’études peuvent :

• consulter les candidatures attribuées ;
• accéder aux fiches contenant les informations clés sur les projets et les candidats, ainsi que tous les documents téléchargés ;
• suivre l’avancement de chaque candidature ;
• ajouter une note au projet ;
• modifier leurs informations personnelles : nom, mail, téléphone, profil LinkedIn, entreprise actuelle et ajouter une photo de profil.

Application “Valideur”

Les valideurs occupent un rôle central dans le parcours des candidatures de Réseau Entreprendre®. Après étude du dossier, ce sont eux qui doivent donner leur feu vert pour permettre au candidat de se présenter face au comité d’engagement.

Sur Kis, c’est simple : leur micro-application dédiée fonctionne comme celle destinée aux chargés d’études. En quelques clics, ils accèdent aux dossiers de candidature qui leur sont transmis pour avis ou validation. Ils y retrouvent les informations clés sur les candidats et leurs projets pour faciliter leur analyse et leur prise de décision.

Différence notable sur ce portail, les valideurs peuvent remplir leurs comptes-rendus directement au sein de leur interface et préciser, entre autres :

• Forces et faiblesses du projet ;
• Opportunités de marché à saisir ;
• Facteurs clés de succès de la stratégie ;
• Points de stratégie pas assez approfondis ;
• Besoins d’accompagnement identifiés ;
• Synthèse personnelle.

Reporting d’association

Combien de candidatures ont été reçues, validées ou refusées ? Pour Réseau Entreprendre®, il est pertinent de connaître les statistiques des accompagnements réalisés tout au long de l’année sur le territoire français.

Sur cette application de reporting, chaque association peut retrouver leurs indicateurs clés, mis à jour en temps réel, parmi lesquels :

• Candidatures reçues, en cours, validées et refusées pendant l’année en cours ;
• Répartition des porteurs de projets selon leur genre, leur tranche d’âge ou leur situation personnelle ;
• Natures des projets : Création, Reprise, Booster ;
• Secteurs d’activité représentés ;
• Répartition du nombre d’emplois prévus, des capitaux et des emprunts par tranche ;
• Répartition des causes des refus.

“Pouvoir accéder aux statistiques des associations locales, cela nous permet de réfléchir à la manière de collecter la donnée et de l’exploiter ensuite. Par exemple, se demander comment augmenter ou réduire les critères de sélection des demandes afin de se montrer plus sélectifs.”

Grâce à l’interconnexion de Kis, Réseau Entreprendre® bénéficie d’une vision globale, claire et objective de tous les accompagnements réalisés par ses associations.

Une centralisation de toutes les données nationales

Dans la lignée du portail Reporting dont on vient de parler, Kis a également conçu une micro-application à destination de la fédération nationale.

Grâce à cette plateforme, la fédération nationale peut suivre et piloter le déploiement des applications Kis au sein de chaque association locale. Surtout, en s’interconnectant avec tous les portails régionaux, Kis permet à Réseau Entreprendre® de centraliser l’ensemble des données liées à la gestion des candidatures sur tout le territoire français.

Les responsables du réseau national accèdent aux KPI de leur choix et peuvent consulter en un coup d'œil toutes les informations concernant les candidatures et les porteurs de projets, mises à jour en temps réel. Un moyen simple de bénéficier d’un bilan complet, à grande échelle, sans avoir à glaner les chiffres auprès de chaque structure locale.

Quels bénéfices pour Réseau Entreprendre ?

Le déploiement de Kis au sein des associations locales de Réseau Entreprendre® offre une gestion des candidatures plus fluide et centralisée à tous les acteurs concernés par cet important processus.

Mais plus concrètement, quels bénéfices apportent cet écosystème de micro-applications à la structure nationale ? Eric Cadresen apporte des éléments concrets :

“Grâce à Kis, on a pu sortir de la saisie pour aller vers le suivi de la donnée, apporter de la valeur ajoutée et assurer un suivi beaucoup plus pointu des candidatures. Ça nous permet d'avoir une dynamique de réponse, plus rapide. L’approche de Réseau Entreprendre®, c’est de répondre personnellement à chaque personne, car elle a passé du temps pour remplir sa candidature. C’est l’une de nos valeurs : l'Humain.”

Au-delà d’un suivi plus personnalisé possible grâce à l’utilisation de la plateforme collaborative, au niveau de chaque association locale, Kis offre un net gain de temps dans le traitement des dossiers.

“La directrice d’une association locale m’expliquait qu’elle économise, en moyenne, 20 minutes par dossier traité. À titre indicatif, une petite structure de 3 personnes reçoit entre 50 et 60 demandes par mois. Les plus grosses peuvent monter facilement à plus de 100 candidatures mensuelles. En parallèle, plus notre visibilité nationale augmente, plus le nombre de demandes croît. Sans Kis, ce serait ingérable.”

Vous aussi, vous souhaitez simplifier et centraliser la gestion de vos processus métiers ? Comme Réseau Entreprendre®, faites le choix de l'agilité et de la flexibilité avec Kis, une solution entièrement personnalisée et adaptée à tous vos besoins réels.