Simplifiez votre gestion RH avec Kis

Les enjeux de la gestion RH en entreprise

La bonne gestion des ressources humaines reste aujourd’hui au cœur des enjeux stratégiques des entreprises. Entre la croissance des effectifs, la complexification des règles en interne et les attentes toujours plus fortes des collaborateurs, les organisations doivent structurer efficacement leurs processus RH pour rester performantes et attractives.

Demandes de congés, contrats, fiches de paie, suivi des salariés… Au quotidien, votre entreprise est amenée à composer avec de nombreuses problématiques liées aux ressources humaines et à l'utilisation d’outils ou de méthodes loin d’être optimales :

• données RH éparpillées entre les mails, les fichiers, les dossiers papier ;
• tableaux Excel surchargés, difficiles à partager ;
• risques d’erreurs de saisie dans les dossiers du personnel, les éléments de paie, etc. ;
• manque de visibilité pour les collaborateurs sur leurs propres informations RH ;
• charge administrative élevée, tâches répétitives et chronophages pour les managers et les équipes RH ;
• processus de validation longs et peu fluides entre les parties prenantes.

Pour répondre à tous ces enjeux, les entreprises doivent s’équiper d’une solution unique et intuitive, où toutes les données sont centralisées. Bonne nouvelle : c’est justement ce que vous propose Kis.

Créez simplement des micro-applications personnalisées et pensées pour répondre à tous vos besoins en ressources humaines. Pour vous convaincre, on vous donne un exemple de cas d’usage juste en dessous.

La solution Kis pour la gestion des ressources humaines

Vous êtes à la recherche d’une solution flexible capable de vous aider à gérer vos différentes problématiques RH ?

Sur Kis, vous pouvez créer un écosystème de micro-applications interconnectées où chaque partie prenante a accès à un portail personnalisé pensé pour simplifier son quotidien. Dans le détail, ces applications sont les suivantes :

• Gestion RH pour centraliser la gestion globale des ressources humaines ;
• Mon Espace RH, dédié à chaque collaborateur ;
• RH pour Manager, dédié aux responsables d’équipes.

Maintenant, regardons plus en détail les fonctionnalités clés de chacune de ces applications et comment elles peuvent vous permettre de simplifier votre gestion administrative, et vous faire gagner un temps précieux au quotidien.

1. Application “Gestion RH”

Cette première application de l’écosystème RH vous permet de centraliser toute la gestion RH dans un environnement unique et sécurisé. Sur cet portail, vous pouvez notamment :

• ajouter de nouveaux collaborateurs ;
• gérer les contrats, avenants et fiches de paie ;
• suivre les actualités RH ;
• consulter un calendrier global ;
• déposer les congés d’un collaborateur.

Concrètement, la micro-application Gestion RH se divise en 6 grandes pages.

Tous les collaborateurs

En tant que responsable des ressources humaines, vous avez accès au listing de tous les collaborateurs de l’entreprise ainsi qu'à leurs informations essentielles :

• nom et prénom ;
• photo ;
• date de naissance ;
• poste ;
• pôle ou service ;
• nom du responsable.

Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder à la fiche de chaque collaborateur pour ajouter ou mettre à jour une information.

Vous bénéficiez d’une vision en temps réel sur les congés posés par chacun. Si besoin (en cas d’arrêt maladie, par exemple), vous pouvez ajouter simplement un nouveau congé et télécharger le justificatif d’absence pour le stocker.

Enfin, tous les mois, vous ajoutez simplement la fiche de paie du collaborateur. Ce dernier pourra retrouver l’historique complet sur son espace personnel et pourra les télécharger en un clic.

Ajouter un collaborateur

La vie d’une entreprise évolue rapidement. Un nouvel élément vient grossir les rangs de votre organisation ? C’est facile : sur la page dédiée, il suffit d’ajouter un nouveau collaborateur et de renseigner toutes les informations qui le concernent.

Créer une fiche de paie

La gestion des paies représente une partie non négligeable du travail des RH chaque mois. Pour plus de facilité dans cette tâche, avec Kis, vous pouvez simplement créer une nouvelle fiche de paie pour un collaborateur et la téléverser sur son profil. Le document sera instantanément disponible sur le portail personnalisé du salarié.

Calendrier des congés

Qui est en vacances ? Qui est en arrêt maladie ? Grâce à un calendrier interactif, vous visualisez en un coup d'œil tous les congés posés par les collaborateurs de l’entreprise. Simple, rapide, efficace.

Les actualités RH

Poste à pourvoir en interne, arrivées de nouveaux collaborateurs, opportunité de formations, dates des entretiens individuels, événements à venir… Une bonne communication interne reste un levier central pour garantir la fluidité des informations, favoriser la transparence de l’entreprise et renforcer le sentiment d’appartenance.

En tant que responsable RH, vous disposez d’une page pour tenir vos collaborateurs informés de toutes les actualités de l’organisation. Chaque utilisateur de Kis pourra accéder à ces infos importantes depuis son portail personnel.

2. Application “Mon espace RH”

Une bonne gestion RH, cela passe aussi par une expérience utilisateur de qualité pour tous les collaborateurs de l’entreprise. C’est pourquoi, sur Kis, vous pouvez créer des micro-applications dédiées à chaque membre de l’organisation, interconnectées avec les apps des managers et des responsables RH.

Concrètement, l’application “Mon espace RH” permet à chaque salarié de gérer son quotidien RH en toute autonomie :

• effectuer ses demandes de congés en quelques clics ;
• accéder à tous ses documents RH : contrats, avenants, fiches de paie actuelles et passées ;
• consulter le calendrier de ses congés et celui des équipes.

Ce portail personnalisé se divise en 4 grandes pages principales que l’on vous détaille ici.

Mes Infos RH

Sur cette page, vous retrouvez toutes vos informations clés :

• nom et prénom ;
• poste et service ;
• date d’entrée dans l’entreprise ;
• nom du manager.

Surtout, vous pouvez vous rendre sur votre profil complet et accéder à certaines fonctionnalités essentielles :

• consulter et télécharger votre contrat et/ou vos avenants ;
• effectuer une demande de congés qui sera transmise automatiquement aux applications du manager et du responsable RH ;
• accéder à l’historique de vos fiches de paie et, les télécharger, si besoin.

Mes Congés

Vous souhaitez poser quelques jours de repos, vos vacances d’été ou un arrêt maladie ? Sur cette page, vous pouvez effectuer vos demandes d’absence, et retrouver vos congés validés au sein d’un calendrier interactif.

Notes de frais

Vous avez invité un client au restaurant ou avancé les frais d’un taxi pour vous rendre à un rendez-vous ? Sur votre portail personnalisé, vous pouvez déclarer de nouvelles notes de frais et télécharger des justificatifs. Sous le formulaire, vous retrouverez tout votre historique retraçant vos précédentes notes de frais.

Une fois soumise, votre demande sera instantanément disponible sur l’application Kis dédiée à votre manager, avec votre nom, la date et le descriptif de la note de frais.

Actualités RH

Le responsable des ressources humaines doit annoncer une journée de formation ou communiquer les dates des entretiens individuels ? Retrouvez toutes les communications internes sur cette page pour être tenu au courant des actualités de l’entreprise, en temps réel.

3. Application “RH pour Manager”

Lien direct entre les équipes, les ressources humaines et la direction, les managers de l’entreprise ont, eux aussi, droit à leur micro-application personnalisée et interconnectée pour gérer facilement, et en temps réel, les différentes démarches. Un portail composé de trois pages principales.

Mon Équipe

Le manager bénéficie d’une vision globale des membres de son équipe. Il peut accéder aux fiches personnelles de chaque collaborateur sur laquelle il retrouve toutes les informations essentielles :

• nom et prénom ;
• poste ;
• date de naissance ;
• date d’entrée sur l’entreprise.

Surtout, il peut consulter un planning personnalisé sur lequel il voit apparaître, en un clin d'œil, les périodes de congés posées par le salarié.

Calendrier des congés

Comme son nom l’indique, cette page permet au manager de bénéficier d’une vision d’ensemble sur le planning du mois et de savoir quels collaborateurs seront absents, et quand.

En parallèle, il peut également accéder à toutes les demandes de congés en attente de validation, envoyées depuis l’application “Mon espace RH” de chaque utilisateur.

Demandes Notes de Frais

Cette page, construite sur le même principe que la précédente, permet aux managers d’accéder à la liste de toutes les demandes de notes de frais encore en attente, triées par nom, date ou descriptif (restauration, hébergement, transport, etc.). Ce tableau est mis à jour en temps réel, dès qu’un collaborateur crée une nouvelle note de frais sur son portail personnel.

Les avantages de Kis pour votre gestion RH

Adopter Kis pour gérer vos ressources humaines, c’est faire le choix d’une solution flexible qui s’adapte à votre organisation, et pas l’inverse. Créez des micro-applications personnalisées et offrez à tous vos collaborateurs un écosystème pensé pour simplifier le quotidien de chacun.

Plus concrètement, une plateforme collaborative comme Kis offre de nombreux avantages à votre entreprise :

• Centralisation des données RH : Oubliez les informations éparpillées entre les mails, les fichiers Excel et les dossiers papier. Sur Kis, l’ensemble des données collaborateurs sont regroupées au sein d’un environnement unique et sécurisé, en conformité avec le RGPD. Grâce à une gestion fine des droits d’accès, chaque utilisateur accède uniquement aux informations qui le concernent réellement ;
• Moins de charge administrative : En automatisant les tâches répétitives et chronophages, comme les demandes de congés ou le dépôt de fiche de paie, les équipes RH réduisent drastiquement leur charge administrative et peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée (recrutement, formation, bien-être au travail) ;
• Plus d’autonomie pour les collaborateurs : Chaque salarié accède à l’ensemble de ses documents, soumet ses demandes et suit ses congés depuis un espace personnalisé, sans avoir à solliciter son manager ou le RH à chaque étape. Une autonomie qui réduit les allers-retours inutiles et améliore l’expérience utilisateur au quotidien ;
• Une collaboration fluide et sans friction : L’interconnectivité entre les micro-applications garantit une parfaite circulation des informations. Un salarié dépose une note de frais ? Elle apparaît instantanément sur le portail de son manager pour validation. Pas de double saisie, moins de risques d’erreur et une réactivité optimale pour toutes les parties prenantes ;
• Un pilotage stratégique en temps réel : Grâce à des tableaux de bord et calendriers interactifs, les RH et managers bénéficient d’une vision claire et constamment à jour de la situation (effectifs, planning, absences). Ils peuvent ainsi s’appuyer sur des données fiables pour réagir rapidement et prendre les meilleures décisions.

En bref, avec Kis, vous n’êtes pas contraint par un logiciel RH trop rigide. Vous construisez un environnement intuitif et évolutif, entièrement personnalisé, capable de s’adapter précisément aux processus de votre entreprise.