Collectivités : gérez les doléances de vos citoyens grâce à Kis

Gestion des doléances :
quels enjeux pour une collectivité ?

Assurer un suivi rigoureux des demandes de vos administrés représente une mission aussi essentielle que complexe pour une collectivité. Entre la multiplicité des canaux et le volume croissant de sollicitations, les mairies font face à des défis organisationnels concrets :

• Dispersion des canaux de communication : les doléances peuvent arriver par mail, téléphone, formulaire ou directement au guichet. Sans outil centralisé, les informations s’éparpillent et le risque de perte de données s’accentue ;
• Difficultés à prioriser et à affecter les demandes : chaque doléance doit être orientée vers le bon service. Sans processus clair, les demandes peuvent rapidement tomber dans les oubliettes ou, à l’inverse, être traitées en doublon ;
• Manque de visibilité sur l’avancement des demandes : sans suivi structuré, il est difficile de savoir où en est chaque dossier, tant pour les agents que pour les citoyens qui attendent une réponse ;
• Satisfaction et confiance des administrés : un citoyen dont la demande reste ignorée ou sans réponse visible devient un citoyen mécontent. La transparence de traitement des doléances fait figure de levier de confiance fort envers l’institution ;
• Pilotage de la qualité du service public : sans tableaux de bord ni statistiques, impossible d’identifier les thématiques récurrentes, les services surchargés ou les délais de traitement à améliorer.

our pallier ces différentes problématiques, les mairies ont besoin de s’équiper d’un logiciel pour collectivités intuitif et pensé pour leurs besoins concrets. C’est là que Kis et ses micro-applications personnalisées interviennent. Comment ? On vous explique ça tout de suite.

> À lire aussi : Logiciel de gestion pour mairies : comment choisir ?

La solution Kis pour gérer les doléances
de vos administrés

Les habitants de votre commune ont des questions, des remarques ou des demandes à effectuer auprès de votre mairie ? Sans un suivi rigoureux et centralisé, la gestion de ces doléances peut rapidement se transformer en casse-tête.

Bonne nouvelle, Kis est là pour vous simplifier la vie et celle de vos administrés. Sur notre plateforme collaborative, vous pouvez créer des micro-applications entièrement personnalisées et adaptées à des usages précis.

Vous voulez un cas d’usage concret ? Prenons un exemple simple pour une petite commune. Pour gérer et traiter plus facilement toutes les doléances reçues, sur Kis, vous pouvez concevoir des portails interconnectés, dans notre cas :

• Nouvelle doléance : afin de créer et de renseigner une nouvelle demande ;
• Suivi des doléances mairie : pour classer, traiter et suivre l’avancement des demandes reçues.

Regardons plus en détail les fonctionnalités que vous pouvez intégrer à ces micro-applications afin de simplifier la gestion de votre municipalité au quotidien, sans multiplier les outils.

1. Application “Nouvelle doléance”

Vos administrés vous ont fait remonter des remarques par mail ou directement en mairie ? Comme son nom l’indique, cette micro-application permet de renseigner toutes les doléances récoltées afin de centraliser les informations dans un environnement unique et sécurisé.

On y retrouve une page principale dotée d’un formulaire que vous pouvez personnaliser à votre guise, en fonction des données que vous souhaitez récupérer. Dans notre exemple, nous avons intégré les champs suivants :

• Titre de la doléance : par exemple, “Mettre un panneau 30km/h à l'entrée du village” ;
• Description : “Il y a beaucoup de passage et ça pourrait être dangereux pour les enfants et les animaux de compagnie” ;
• Date de la demande ;
• Prénom et nom du demandeur ;
• Adresse du demandeur ;
• Mail et téléphone du demandeur ;
• Assignation : sélectionner le service vers lequel va être redirigée automatiquement la doléance enregistrée ;
• Document à joindre à la demande (si vous l’estimez nécessaire).

Vous retrouvez un historique du formulaire (et des précédents) dans une autre page. En un coup, vous pourrez consulter les informations essentielles sur la demande et son niveau d’avancement.

Une fois le formulaire validé, les données renseignées sont automatiquement synchronisées sur les autres applications interconnectées.

2. Application “Suivi des doléances mairie”

Le formulaire a été correctement rempli ? Vous allez retrouver toutes les doléances dans une deuxième application pour le suivi de chaque demande.

Dessus, vous allez retrouver les doléances à traiter et celles qui ont déjà été gérées. Dans le détail, pour une organisation fluide, vous pouvez intégrer une vue Kanban répartie en plusieurs colonnes :

• À traiter ;
• Pris en compte par la mairie ;
• Terminé.

Chaque doléance apparaît sous forme de carte que vous faites simplement glisser d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement de ce projet.

En cliquant sur chaque carte, vous pouvez retrouver instantanément l’ensemble des informations rattachées à la doléance, celles renseignées sur le formulaire de l’autre application.

Une fois les demandes traitées, elles apparaissent sur une deuxième page, au sein d’un tableau qui fait office d’historique.

Enfin, vous pouvez également créer une autre page, consacrée aux statistiques. Évidemment, vous êtes libre de choisir les indicateurs, mis à jour en temps réel, que vous voulez voir apparaître dans des composants graphiques.

Un bon moyen de se rendre compte des services les plus sollicités ou des thématiques qui reviennent le plus auprès des habitants de votre commune durant le mois, le trimestre ou l’année en cours.

Créez autant d’applications que vous le souhaitez

Sur Kis, vous pouvez concevoir des micro-applications personnalisées à l’infini. Si notre cas d’usage assez simple peut convenir à une petite commune, les grandes villes peuvent multiplier les applications pour simplifier et fluidifier davantage les doléances de leurs administrés.

Une mairie qui possède différents services pourra ainsi créer des portails personnalisés et dédiés à chaque équipe, sur lesquels ils recevront les demandes qui les concernent afin de les traiter le plus efficacement possible. Kis intègre un système de tags cumulatifs qui permet de filtrer les données afin de les rendre visibles uniquement par les utilisateurs concernés.

Direction générale des services de la commune, service de voirie, des espaces verts, dédié à la petite enfance ou aux sports… Vous pouvez mettre en place autant d’applications interconnectées que vous le souhaitez.

Mieux, sur Kis, le nombre d'utilisateurs est toujours illimité. Que vous invitiez 10, 100 ou 1000 agents, cela n’engendre aucun frais supplémentaire ou caché, votre tarif reste le même et vous maîtrisez parfaitement votre budget.

Les avantages de Kis pour le suivi des doléances

Vous êtes à la recherche d’un logiciel à la fois flexible et évolutif, capable de simplifier la gestion des doléances des citoyens, tout en répondant aux autres problématiques concrètes de votre commune ?

Grâce à Kis, vous allez pouvoir concevoir simplement et rapidement des micro-applications entièrement personnalisées et interconnectées où tous les utilisateurs vont pouvoir collaborer de manière fluide. Dans le détail, notre plateforme collaborative vous offre plusieurs fonctionnalités clés pour répondre à tous vos besoins :

• Création de formulaires personnalisés : définissez précisément quelles informations vous souhaitez récolter sur vos administrés ;
• Centralisation de toutes vos données : stockez toutes les informations et documents relatifs à vos citoyens au sein d’un environnement unique et parfaitement sécurisé ;
• Création de portails personnalisés : chaque profil d’utilisateur dispose de sa propre application et accède aux informations essentielles au bon suivi du dossier, à tout moment et depuis n’importe quel appareil ;
• Suivi des demandes : grâce à des tableaux de bord interactifs et des composants graphiques mis à jour en temps réel, les utilisateurs disposent d’une vision claire et constamment actualisée de l’avancement du traitement des doléances ;
• Collaboration fluide : l’interconnexion des différentes applications permet une circulation fluide des données et favorise la collaboration entre toutes les parties prenantes ;
• Automatisation des tâches répétitives : grâce à des templates de mails et la programmation de notifications en fonction de scénarios préétablis, gagnez un temps précieux au quotidien en vous libérant des tâches récurrentes et chronophages ;
• Interconnectivité avec vos outils existants : formulaires externes, CRM, drives partagés, solutions d’emailing… Interconnectez Kis avec votre écosystème digital existant et gagnez un temps précieux au quotidien en automatisant vos flux de données ;
• Utilisateurs illimités : ouvrez des accès à autant de membres que vous le souhaitez, sans engendrer de coûts supplémentaires ni de frais cachés.

Avec Kis, vous pouvez concevoir des applications entièrement adaptées à la gestion des doléances ou à n’importe quel autre besoin de votre municipalité, sans jamais vous laisser freiner par un logiciel trop rigide. C’est notre solution qui s’adapte à votre fonctionnement, et pas l’inverse.

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