🇫🇷🇫🇷Recevoir un dossier, vérifier les pièces justificatives, relancer les personnes concernées, archiver les documents validés : le quotidien des associations et organisations se retrouve rythmé par une multitude de tâches importantes mais chronophages. Avec Kis, créez des micro-applications personnalisées et entièrement adaptées à vos besoins pour centraliser, suivre et traiter simplement chaque dossier, de sa réception jusqu’à son archivage.
Ils construisent l'avenir avec Kis
Dans de nombreuses associations, les dossiers et pièces justificatives arrivent encore par des canaux multiples : mails, formulaires en ligne ou encore dépôts en version papier. Cette dispersion complique le suivi, augmente le risque de perte de documents et ralentit le traitement de chaque dossier par les équipes, salariées comme bénévoles.
Avec Kis, créez des micro-applications interconnectées où chaque personne peut déposer directement ses documents afin d’être traités par les membres de votre organisation. Toutes les pièces reçues sont automatiquement rattachées au bon dossier et transmises aux bons interlocuteurs, au sein d’un environnement sécurisé, conforme au RGPD.
Sans logiciel dédié, savoir précisément quelles pièces manquent encore à un dossier peut vite relever du casse-tête. Les équipes associatives doivent rouvrir chaque mail ou fichier partagé pour vérifier l’avancement, ce qui ralentit le traitement et multiplie les risques d’erreurs ou d’oubli.
Avec Kis, vous visualisez immédiatement le statut de chaque dossier reçu, en cours de traitement ou finalisé grâce à des composants graphiques, comme une vue Kanban, sous forme de colonnes, claire et actualisée en temps réel. Les membres de l'association modifient les étapes de traitement en un clic, garantissant une évaluation parfaitement organisée.
Relancer chaque candidat ou bénéficiaire pour obtenir une pièce justificative manquante représente une charge de travail conséquente, en particulier lorsque les dossiers se comptent par dizaines ou centaines. Un suivi manuel fastidieux qui demande un temps précieux aux équipes et qui peut retarder l’ensemble du traitement.
Sur Kis, vous pouvez automatiser vos communications et relances, en configurant des notifications automatiques déclenchées selon l’avancement de chaque dossier afin de rappeler aux personnes concernées les documents encore attendus. Vos salariés et bénévoles gagnent un temps précieux et se concentrent sur l’analyse plutôt que la relance.
Une fois un dossier validé, refusé ou clôturé, il reste généralement nécessaire de pouvoir y accéder plus tard, pour un contrôle, un bilan ou une demande complémentaire. Sans une solution centralisée, ces documents se retrouvent dispersés et difficiles à retrouver dans le temps.
Pour une meilleure traçabilité et un archivage clair, Kis conserve l’historique complet de tous vos dossiers traités, classés selon leur statut, avec un accès direct à chaque fiche et à ses pièces justificatives. Vous pouvez également exporter vos données afin d’alimenter vos bilans annuels ou vos rapports d’activité.
Kis réunit la sécurité, les accès et la collaboration dont votre organisation a besoin pour travailler sereinement, chaque jour.
Kis est conçu en France. Toutes les données sont stockées et sécurisées sur des serveurs en France et en UE.
La confidentialité fait partie prenante de Kis. Toutes vos informations sont protégées et anonymisées.
Pas de coût supplémentaire par utilisateur, ni de frais cachés. Un abonnement simple, basé sur vos besoins réels.
Kis nous a permis de déployer plusieurs outils métiers en quelques semaines, là où il aurait fallu plusieurs mois, sans garantie d’adéquation avec nos besoins. Les équipes concernées sont ravies.
Gauthier Desomer - CTO
illicado
Kis permet de centraliser l’ensemble des informations et documents collectés au sein d’un environnement unique et sécurisé. Les données peuvent ensuite être exploitées au sein de micro-applications personnalisées.
Oui, toutes les pièces justificatives transmises bénéficient d'un hébergement sécurisé avec un cryptage avancé, garantissant une totale conformité avec le RGPD.
Kis propose des composants graphiques clairs et actualisés en temps réel. Vous visualisez immédiatement le statut de chaque dossier (reçu, en cours ou finalisé) sans avoir à ouvrir manuellement chaque fichier ou email.
C'est un affichage visuel sous forme de colonnes qui permet à votre équipe de trier, d'organiser et de modifier en un clic les étapes de traitement des demandes, de leur réception à la décision finale.
Absolument. Vous pouvez configurer des notifications push ou mail, déclenchées selon des scénarios prédéfinis basés sur l'avancement du dossier, afin de rappeler aux bénéficiaires les pièces attendues.
Oui, sur Kis, vous pouvez créer des templates de mails afin de simplifier et accélérer les échanges avec les candidats à chaque étape clé du processus.
Kis offre une interconnectivité avec vos outils existants, notamment votre CRM, votre SIRH, vos drives partagés, vos formulaires externes ou vos solutions d'emailing.
Kis intègre une gestion fine des droits d'accès. Chaque utilisateur (salarié, bénévole ou décideur) accède uniquement aux informations et aux documents qui le concernent directement.
Kis conserve l'historique complet de tous les dossiers archivés, qu'ils soient validés ou refusés. Ils restent classés selon leur statut avec un accès direct à chaque fiche.
Oui, l'historique complet de tous les documents garantit une excellente traçabilité, rendant les fiches des dossiers refusés accessibles à tout moment.
Vous pouvez procéder à un export simplifié de l'ensemble de vos données au format CSV, ce qui facilite grandement l'alimentation de vos rapports d'activités et bilans annuels.
Des tableaux de bord interactifs centralisent vos indicateurs clés, comme le nombre de dossiers traités ou en cours de traitement, pour un suivi précis et instantané de votre activité.
Oui, sur Kis, vous pouvez créer des formulaires dynamiques entièrement personnalisés afin de récolter exclusivement les données et les documents nécessaires au traitement de vos dossiers spécifiques.
Les membres de l'association peuvent ajouter des notes et des comptes rendus directement sur les dossiers, qui sont instantanément partagés entre les différents décideurs.
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